Když hovoříme o dokumentaci, myslíme na ni jako na klíčový nástroj, který nám pomáhá udržovat kvalitu a kontinuitu služby. Její pečlivé vedení má mnoho benefitů pro klienty i pracovníky, kteří klienty podporují. Jak s dokumentací pracujeme, popisuje ve svém článku Kateřina Rozkopalová, vedoucí služby Chráněné bydlení. A připomíná, že je důležité, aby dokumentace byla praktická, smysluplná a živá, nikoli pouhá formalita. Důležitá je v Chráněném bydlení i dalších našich sociálních službách.
Je dokumentace důležitá nebo je to jen papír pro papír?
Často si mnozí pracovníci v sociálních službách, ale i klienti kladou otázku: „Proč je tak důležitá dokumentace v sociálních službách, vždyť tu práci děláme, nepotřebujeme k tomu přeci papíry.“
Chráněné bydlení podporuje dospělé lidi s mentálním znevýhodněním v jejich cestě životem. Jak to ale děláme? Jako pracovníci máme každý z nás jiné představy o životě, každý bychom si zvolili jinou cestičku na rozcestí. To můžeme dělat v našem osobním životě. Jednoho klienta ale podporuje v jeho cestě několik lidí naráz. Může se tedy stát, že dojde ke kolizi našich představ a toho, jakou cestu bychom volili. Proto je důležité, abychom byli v přístupu co nejjednotnější a věděli, jakou cestou se klient chce vydat a my ho jí budeme doprovázet. K tomu je zapotřebí vedení dokumentace.
Dokumentace jako klíčový nástroj pro zajištění kvality
V sociálních službách, včetně Chráněného bydlení, je dokumentace zákonnou povinností poskytovatele. Dokumentace není jen administrativní břemeno, ale klíčový nástroj pro zajištění kvality, kontinuity a v neposlední řadě bezpečnosti poskytované služby. Dokumentace vytváří most mezi klientem, pracovníkem a organizací, zajišťuje transparentnost a přehlednost.
Legislativní rámec
Zákon č. 108/2006 Sb., O sociálních službách, ukládá poskytovateli povinnost vést dokumentaci o průběhu poskytování služby. Standardy kvality kladou velký důraz na individuální plánování. Zároveň dokumentace chrání jak práva klientů, tak odpovědnost pracovníků.
Jak pomáhá dokumentace v Chráněném bydlení.
V rámci individuálního plánování zachycujeme osobní cíl klienta a popisujeme v něm jednotlivé kroky, jak cíle dosáhnout. Na těchto krocích s klientem spolupracujeme až do doby, kdy se potřebné dovednosti naučí. Klient i pracovník může za pomoci záznamů o spolupráci sledovat jednotlivé dílčí úspěchy a pokroky klienta, což může vést k větší motivaci a snaze posouvat se dál.
Co je důležité, že individuální plán umožňuje pracovníkům plánovat podporu klientovi šitou na míru.
Při střídání směn mají pracovníci přístup k aktuálním informacím. Minimalizuje se tak riziko chyb, opomenutí či nedorozumění. A zajišťujeme tím kontinuitu spolupráce.
Záznamy, které pracovníci vytvářejí, umožňují sledovat pokroky i obtíže klienta při jeho cestě k cíli. A v neposlední řadě slouží jako podklad k vyhodnocování efektivity služby a nastavování nových cílů nejen klienta, ale i samotné služby. Bez vedení záznamů bychom nemohli pracovat na zvyšování kvality služby. Neměli bychom žádná data a fakta, o která bychom se mohli opřít.
V pobytové službě se odehrává v podstatě největší část klientova života, tzn. může dojít ke spoustě situacím, které mohou být i rizikové, havarijní či nouzové. Používáme dokumentaci i jako důkazní materiál (při dokazování nezanedbání péče, při řešení stížností nebo sporů, aj.). Chrání tedy práva klientů ale i pracovníků.
Díky dobře vedené dokumentaci je naše práce transparentní a umožňuje kontrolu ze strany inspekce či veřejnosti.
Reflexe v dokumentaci pomáhá pracovníkům lépe chápat potřeby klientů. Slouží i jako nástroj pro supervizi a týmovou spolupráci, tzn. může dopomoci k profesnímu rozvoji pracovníků.
Jaká jsou rizika spojená s dokumentací
Často slýcháváme od pracovníků, že je dokumentace pouze „formalita“. Asi většina z nás se setkala ve své kariéře s tím, že byla dokumentace vedena jen pro „inspekci“, nikoli jako reálný nástroj podpory. Nadměrná administrativa může zatěžovat pracovníky a ubírat čas pro přímou práci s klientem. Může se stát, že sociální služba sbírá větší množství osobních dat a informací, než potřebuje ke kvalitnímu poskytování služby.
Je důležité, aby se dokumentace opírala a respektovala GDPR a kladla velký důraz na bezpečné nakládání s informacemi klientů.
Co děláme ve Společnosti DUHA, aby dokumentace byla nástrojem, nikoli nutným zlem?
Zjednodušujeme formuláře tak, aby byly srozumitelné a uživatelsky přívětivé.
Zapojujeme klienta do dokumentace (např. společné formulování cílů, společná tvorba individuálních plánů, využití piktogramů, fotografií či jiné vizuální podpory).
Postupně přecházíme na elektronické systémy dokumentace, které šetří čas a usnadňují týmovou spolupráci.
A konkrétní příklad?
Osvědčeným nástrojem v rámci dokumentace je např. individuální plán s cílem naučit se novou trasu do zaměstnání. Klient zde má popsané jednotlivé části trasy s konkrétními záchytnými body, a jejich fotkami, které nafotil asistent společně s klientem podle jeho přání. Klient tak jasně vidí, do jakého bodu trasy se již dokáže dopravit sám a co ještě potřebuje zvládnout. Může nosit popisky a fotky záchytných bodů jako tahák při nácviku samostatného cestování, aby se mohl co nejvíce spolehnout sám na sebe.
Co by se mohlo stát, kdyby dokumentace chyběla nebo nebyla pečlivě vedená
Díky absenci dokumentace se můžeme jako pracovníci dostat do potíží. Když klient zemře, policie si může vyžádat poslední záznamy ze služby, aby zjistila okolnosti smrti a mohla tak vyloučit cizí zavinění. Pokud budou chybět záznamy ze služeb, nebudeme mít důkazy o tom, za jakých okolností služba probíhala a policie může mít podezření na zanedbání péče, apod.
Klíčem je, aby dokumentace byla praktická, smysluplná a živá, nikoli pouhá formalita
Dokumentace v Chráněném bydlení není jen administrativní nutností, ale základním nástrojem kvality a individualizace služby. Slouží klientům (podpora, ochrana práv), pracovníkům (orientace, kontinuita) i poskytovatelům (kontrola, zlepšování služby).
Pojďme si přenastavit naše myšlení a spatříme, že vedení dokumentace má velký smysl.
Kateřina Rozkopalová
vedoucí Chráněného bydlení